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みなさんのメールボックスの中はどんな感じでしょうか？
自分は今年の5月に転職して以来、会社のメール環境が Google Apps に変わりました。そのタイミングで Gmail の使い方を一つ見直したことがあり、約半年間実践した結果、それがいい感じに馴染んできたので紹介してみたいと思います。
きっかけはソニックガーデン倉貫さんの記事
その見直しのきっかけは、ソニックガーデン代表・倉貫さんのこの記事を見かけたことです。
それまで自分もスター・重要マーク・未読といった諸々の機能はあれこれ使わない、ひたすら受信トレイに溜め込んだメールを検索機能を活用して処理する、といった方針では使っていましたが、アーカイブはここまで活用できていませんでした。
詳しい使い方は、上の記事をぜひご覧になってみてください。
変わったこと
受信したメールで未読、未処理のものは受信トレイに残しておき、返信済や用件が完了したものはアーカイブする。このシンプルな運用を行うだけで、メールタスクを簡単に見える化することができ、頭の中をスッキリさせることができました。
精神衛生上良いですし、受信トレイを見た時にタスクの有無を早く判別できることで効率も良くなっているはずです。
ちなみに課題に対するメールのやり取りなど履歴を残しておきたい場合は、タスク管理ツール（自分の場合はRedmine）を使って記録するようにしています。メールで管理する内容を減らした分は、それが得意な別のツールで補ってバランスを取るのがいいように思います。
メールの複雑な運用に悩んでいる方は一度試してみてはいかがでしょうか。一年の締めくくりに受信トレイの大掃除（アーカイブ）でもしたら、スッキリと良い年を迎えられるかもしれませんよ。
