初めての勉強会イベントを開催するにあたっていろいろ準備したことのまとめ

20130805_event

去る7月25日に開催した「WordPressもくもく勉強会@群馬 #1」。当初の想定を超える定員以上の申込みもあって、おかげ様で無事終えることができました。

たかがもくもく勉強会ではあるのですが、とにかく勉強会イベント自体の立ち上げ経験が無かったので、初めは何をしたらいいやらとにかく分からないことだらけ。

そんな一つ一つをネットで調べながら、手探りしながら、どうにかこうにか開催に漕ぎ着けた状況でした。

いろいろと苦労しましたが、とても良い経験ができたと思っています。

せっかくの貴重な経験でしたので、今回のイベント準備として色々と自分がやったことを振り返ってみたいと思います。

企画

大まかにこのような方向性でイベントを企画しました。

題材

Web関係の何か。自分が好きなツール、利用者層・用途が幅広いところでWordPressを選択。

方式

準備の手間が少なく済む、気軽に参加できるのでもくもく会形式。ただ、せっかく人が集まるなら+αで何か盛り込みたいと考えた。

時間帯

平日を有効活用する、仕事帰りに参加できるといった会社勤めの人も参加できることを意識して、平日夜開催とする。

規模

10人程度でこじんまりやる。

イベント名

群馬でやっているということ、群馬の人に認知してもらいたい、といったところから「群馬」という単語を入れる。将来的には群馬県内で開催場所を移動しながら開けると楽しいかなあ、とかいう思いも込めた。

基本的にもくもく会というゆるいスタイルの集まりなので、事前に考えることはこの程度として、あとはやってみながら対応することにしました。

なお、この頃に考えたことは、下記エントリでも書いていますので合わせてご参照ください。

情報収集

準備にあたってはネットで色々と情報収集したのですが、特に Doorkeeper のまとめはとても参考になりました。イベントに関わる人の勉強用として、質・量ともにピカイチのページじゃないでしょうか。

ここを一通り読むことで、自分が次に取るべきアクションの具体的イメージをつかむことができました。

イベント管理ページ作成

参加者管理や告知のため ATND にイベント管理ページを立ち上げました。

ATND を使った一番の理由は、単純ですが最も認知されているイベント管理サービスであったことです。

より多くの人がイベント情報を目にする機会を増やすため、参加者登録までの操作で戸惑うようなことを避けるため、、、。メジャーなサービスを使うことで、興味を持って頂いた方の参加機会を少しでも減らしてしまうかもしれない障害要素を抑えることを意識しました。

この際には、ATND 以外のサービスも幾つか候補として検討しました。例えば、下記の2つがそうです。

everevo は、以前知り合った方が運営しているサービスだったので心情的に使いたかったのですが、他サービスと比較して検索機能が弱いと感じました。実績が無い勉強会がゆえにいかに検索から情報を見つけてもらえるかは重点要素でしたので、なかなか選びづらかったです。ただ知り合いの方曰く、集客機能を高める改善を進めているところということですので今後の展開に期待です。

Doorkeeper は、機能面が申し分無く、サイトの雰囲気も大好きでぜひ利用したかったですが、コミュニティを軸にイベントを管理していくコンセプトが、まだ立ち上げ直後のイベントにはマッチしない気がしました。開催実績を重ねて、ある程度認知される存在に達した折にはいつか使ってみたいサービスです。

イベント集客(告知サイト)

集客策として、 ATND に加えて勉強会関連イベントの告知サイトを幾つか活用しました。

今回使ったのは以下のサイトです。

WordPressイベントカレンダーとIT勉強会カレンダーは、それぞれ管理者に申請すると数日以内にイベント情報が掲載してくれました。イベントカレンダー+ログはログインすれば、自身でイベント情報を作成することができます。

これらのサイトに情報を載せることで、直接サイトを訪れる方へはもちろん、Twitter連携からの情報拡散も期待ができます。今回もツイートで告知が伝播している様子を何度か目にしました。

イベント集客(DM)

イベント告知を開始してから数日、参加申込者は全然増えませんでした。有名人が開いているわけでも実績があるイベントでも無いわけである程度予想はしていましたが・・・。これでもし最後まで参加者が自分だけで終わってしまってはあまりにも寂しいので、何か手を打たねばと思いました。

地道でかつ図々しい手段ではありますが、WordPressやWeb関連の勉強会に関心を持ってもらえそうな方を対象に、直接DMを送ってイベント告知をしてみることにしました。

まず、Google検索、Twitterプロフィール検索、クラウドソーシングサービス、Web制作会社ポータルなどを使って、群馬在住のWordPressユーザ、WordPress絡みの仕事をしている個人事業主、といった方々をひたすらピックアップ。その中から反応がありそうな(サイトの雰囲気とかコンテンツがアクティブだとかまだイベント情報をつかんでないかもとか勝手に判断)方にメールもしくはメールフォームから告知を送りました。

突然で失礼なメールにもかかわらず、14件送ったうち9人の方からお返事を頂き、さらに何人かの方には実際に参加してもらうことができました。とてもありがたいやら、嬉しいやら・・・、とにかく予想を超えた反応でした。

今どき紙媒体のDMレスポンス率は数%も期待できないようなものらしいですが、ターゲットを絞ったメールベースのDMは、地道ながら効果があるものなのかもしれません。

※書いてて今さら気付きましたが、Facebookをあまり活用してませんでしたね。イタタ。。

心構え

規模、雰囲気など目指すところが似ているWordPressもくもく会の開催実績を持っているコワーキングスペース 絆のイベント管理者さんに、ダメ元で運営についての相談をさせてもらいました。

突然のメールにもかかわらず、実際に運営している立場での気付きやアドバイスを丁寧に回答して頂きました。

その中で特に印象的だったのは、そのイベントがどういう性格になるかは「集まる人の意向次第」というお話でした。

参加者がガチガチに開発したい系なのか交流したい系なのか、出し物を準備したとしてそれが参加者に望まれるものなのか、会がどういう雰囲気で進行するか・・・。結局のところ、やってみないと分からないということです。

そもそも今回は当初一人も参加者のあてはなく、事前に意向を募るようなこともしませんでしたので、どういう雰囲気になるかやる前は全く予想が付きませんでした。

そうであるならば、考えていることはできるだけまず試してみる、その反応を見ながら次回以降の検討材料にしていけばいい、と開き直って考えるようにしました。

イベント直前のフォロー

イベント前日に参加者予定者へメールを出しました。

めったにいないでしょうがもし忘れている方がいたら確認してもらうこと、開催要件など変更点があれば見直してもらうこと、といったことができればと考えました。

メール送信には、ATNDのメッセージ機能を使いました。管理画面から参加予定者に対して一斉メールを出せるので便利でした。

当日の出し物

もくもく会であればただ集まって作業するだけでも要件は満たしているかもしれませんが、せっかく人が集まる場なので何か付加価値を付けたいなあと思い、幾つか出し物をやってみました。

自己紹介

開始から1時間くらい経った頃にほぼ参加者が出揃ったので、一人ずつ簡単に自己紹介をしてもらいました。

それまでは文字通りもくもくとした雰囲気でしたが、自己紹介のタイミングをきっかけに参加者同士の名刺交換など交流が発生したりもしたので、やって良かったのではと思います。

しっかりした勉強会であればポジションペーパーを用意するようなやり方もあるのでしょうが、その準備が必要な分敷居が上がってしまう気がするので、当面は口頭での自己紹介でいいかなという気がしています。

Twitterライブ

こちらのエントリを参考にして、tweetwally というWebサービスを使いTwitterのイベント用ハッシュタグ「#gunmokuwp」をプロジェクターでライブ投影してみました。

Webサービスを選んだ過程は下記エントリも参考にしてみてください。

表面上はもくもくしていても一緒に作業している感が演出できますし、単純に楽しいので、ぜひ今後も続けてみたいと思っています。

成果発表

他の参加者の方がどういうことをしているか知りたかったり、自分のやっていることを見てもらいたい(告知したい)といったニーズはあるだろうなあと思い、最後の30分程度で希望者による成果発表をしてもらいました。

発表に対する質問やコメントも自然発生していて、とてもいい感じだったように思います。

イベント後のフォロー

イベント翌日にも参加者予定者へメールを出しておきました。

参加してくれたことへの感謝や慰労の気持ち、今回の意見・感想を募る、次回の案内といったことを伝えることがその目的です。

このときのメール送信にもATNDのメッセージ機能を使いました。

まとめ

思いつくままに書いたので漏れていることもあるかもしれませんが、ざっとやったことを振り返ってみました。

もしここはこうした方が良いといったご意見、アドバイスなどありましたら、どんなことでも構いませんのでお知らせ頂けるとうれしいです!

photo credit: mokolabs via photopin cc

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